경력증명서에 담당 업무가 빠졌다면: 발급 요청부터 정정까지
새 회사가 담당 업무까지 적힌 경력증명서를 요구했는데, 전 직장에서 근무기간만 적어 보냈다면 빠진 업무를 넣은 수정본을 회사에 요청하면 됩니다. 받은 PDF에 직접 내용을 보태는 방식은 피하세요. 처음 발급받을 때부터 필요한 항목을 적어 보내면 이런 일을 줄일 수 있습니다.
법에서 정한 이름은 ‘사용증명서’입니다. 근로기준법 제39조는 근로자가 요구한 사항만 사실대로 적어 즉시 내주도록 정합니다. 일반적으로 말하는 경력증명서도 경력을 확인하는 자료지만, 제출처가 요구하는 양식과 기재 항목은 별도로 확인해야 합니다.
먼저 새 회사가 요구한 항목을 확인하세요
필요한 것이 근무기간뿐인지, 담당 업무·직위까지인지부터 확인하세요. 지정 양식, 직인이나 서명, 발급일 기준, 전자파일 인정 여부도 함께 물어보면 다시 발급받는 일을 줄일 수 있습니다.
법상 청구 조건은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이며, 청구 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다. 재직 중에도 요청할 수 있습니다. 30일 미만이거나 3년이 지났다는 이유로 회사가 자발적으로 확인서를 내주는 것까지 금지되지는 않지만, 이 조항의 의무를 그대로 전제할 수는 없습니다. 시행령 제19조
사용증명서 규정은 5인 미만 사업장에도 적용됩니다. 다만 동거 친족만을 사용하는 사업장과 가사사용인 등 법 적용 제외는 구분해야 합니다. 프리랜서인지 근로자인지 다투는 경우나 별도 인사법령이 적용되는 경우에는 먼저 적용 관계를 확인하세요.
요청문에는 실제로 했던 업무를 적습니다
아래는 사용기간·담당 업무·직위가 필요한 사람의 가상 작성 예입니다. 업무와 직위는 회사 기록과 확인할 수 있을 만큼 구체적으로 적되, 하지 않은 일을 넣거나 책임을 높여 쓰지 않습니다.
안녕하세요. [근무 당시 이름·소속]입니다. 새 직장 제출을 위해 사용증명서 발급을 요청드립니다.
확인할 근무기간은 [시작일~종료일]입니다. 사용기간, 담당 업무, 직위의 기재를 요청합니다. 실제 수행한 [업무]와 당시 [직위]를 회사 기록과 대조해 사실대로 적어 주세요.
임금과 퇴직 사유는 이번에 요청하지 않았으므로 기재하지 말아 주세요. 제출처에서 요구한 형식은 [지정 양식·직인·파일 형태]이며, [본인 수령 방법]으로 받을 수 있는지 알려 주시면 감사하겠습니다.
회사의 신청 시스템이 있으면 같은 항목을 그 양식에 입력하면 됩니다. 제출 예정일을 알릴 수는 있지만, 법의 ‘즉시 교부’를 그날까지 미뤄도 된다는 뜻으로 쓰지는 않습니다. 본인 확인에 필요한 자료는 회사의 정상 절차에 따르고, 첫 요청부터 주민등록번호 전체나 신분증 사본을 무조건 첨부하지는 마세요.
받은 서류에서 빠진 항목과 추가된 항목을 봅니다
가상 사례에서 사용기간·담당 업무·직위 세 가지를 요청했는데, 담당 업무는 빠지고 임금·퇴직 사유가 함께 적혀 왔다고 해 보겠습니다. 요청하지 않은 항목을 빼 달라고 하는 근거는 제39조의 ‘요구한 사항만’이라는 규정입니다.
| 확인할 부분 | 받은 내용의 가정 | 회사에 요청할 내용 |
|---|---|---|
| 사용기간 | 2026-06-01~09-30 | 본인 기록과 날짜 대조 |
| 담당 업무 | 기재 없음 | 실제 수행한 업무 추가 |
| 직위 | 사원 | 당시 직위와 대조 |
| 임금·퇴직 사유 | 요청하지 않았는데 기재 | 이번 요청 범위에서 제외 |
발급해 주신 서류를 확인했습니다. 제가 요청한 사용기간·담당 업무·직위 중 담당 업무가 빠져 있습니다. 실제 수행한 [업무]를 회사 기록과 대조해 추가해 주세요. 이번에 요청하지 않은 임금·퇴직 사유는 제외한 수정본을 부탁드립니다. 확인이 필요한 부분이 있다면 알려 주세요.
빠진 항목만 확인하고 끝내지 말고, 이미 적힌 날짜와 직무도 맞는지 읽어 보세요. 기존 발급본과 정정 요청, 회사가 다시 보낸 문서를 함께 보관해 두면 제출처에 설명하기도 편합니다.
회사가 답하지 않을 때
요청한 날짜, 전달한 창구, 요청 항목, 회사의 답변을 먼저 모으세요. 근무 사실까지 다투면 본인 근로계약서·급여 입금내역·업무 지시 등 관련 자료를 준비합니다. 다른 근로자나 고객의 자료까지 가져올 필요는 없습니다.
청구 조건에 해당하는데 발급이 안 되거나 필요한 사실의 기재를 거부한다면, 사업장 관할 지방고용노동관서에 상담·진정을 문의할 수 있습니다. 고용노동부도 발급 거부 상담에서 이 경로를 안내합니다. 채용 마감이 가깝다면 제출처에 보완 제출이나 대체 자료를 인정하는지도 함께 물어보세요. 보험 가입 이력만으로 담당 업무까지 증명되는 것은 아닙니다.
요청문과 대조표 받기
요청문·정정문 TXT는 본인의 내용으로 고쳐 사용할 수 있습니다. PDF에는 작성 예, 받은 서류와 대조한 기록, 빈 확인표를 담았습니다. 회사에 보낼 요청 자료이므로 발급된 증명서나 직인이 들어 있지는 않습니다.
2026년 10월 18일 원문 확인. 근로기준법 제39조·제11조(2026-10-08 시행판), 시행령 제19조(2025-10-23 시행판), 고용노동부의 5인 미만 적용 안내. 제출처의 경력 인정 여부를 보장하는 안내는 아닙니다.
